كيف تستخدم التقنية بفاعلية؟
كيف تستخدم التقنية بفاعلية؟
تُمكِّن التقنية أعضاء الفريق من تبادل الأفكار والمعلومات، ومدِّ جسور الثقة، وتنسيق الجهود، ولا يلزم أن يكون قائد الفريق وأعضاؤه جميعًا محترفين في التعامل مع التقنية، لكن ينبغي أن يكون لديهم استعدادٌ للتعلم وتطوير مهاراتهم حسب حاجة مشروعهم.
فعلى المدير أن يُقيم حاجات الفريق إلى التقنية، وذلك من خلال معرفة الأعضاء ومهاراتهم، ومعرفة المعلومات والبيانات التي سيحتاجون إلى تبادلها لتحديد مكان مناسب لتخزين البيانات وتدفقها، وفهم طبيعة العمل واحتياجاته التي ستُختار البرمجيات المطلوبة بناءً عليها، ومعرفة توقيت بدء المشروع وانتهائه، وإن كان هناك وقت كافٍ لتجهيز تقنية جديدة مثلًا قبل البدء، ثم يبدأ المدير بعد التقييم في إرساء الدعائم الأساسية بتقدير الأموال اللازمة والمصادر التي سيحصلون منها على ما يحتاجون، وإن كان يمكن للأعضاء الاستفادة من البرامج الحالية لدى المؤسسة والتعامل معها على نحو مريح ثم يقارن الحالي بما ينوون شراءه.
في أثناء العمل، يجب على المدير التأكد من قابلية فتح الملفات بعد إرسالها وتوافقها مع أجهزة الأعضاء وتحديد الملفات التي ستكون للقراءة فقط والملفات التي ستُفتح للتعديل، كما يضع بعض القواعد لاستخدام البريد الإلكتروني والمراسلات مثل تنبيه الأعضاء بمراسلة من يعنيه الأمر فقط بدون إزعاج الجميع، وحثهم على استخدام الدردشات المباشرة لما فيها من سرعة وشفافية إن لم يكن هناك ضرورة للبريد الإلكتروني.
كما ينصحهم بإرسال رسالة منفصلة لكل موضوع وإضافة عناوين واضحة في البريد الإلكتروني، وينصحهم بكتابة المحتوى الأهم أولًا والاختصار والتركيز على المطلوب وإرفاق الملفات المطلوبة، وأن يُضمِنوا الرسائل التي يردون عليها في ردهم لتوضيحه، ويحسُن بهم أن يجتنبوا المزاح الزائد وأن ينتبهوا إلى أن الرسائل الإلكترونية لا تُمحى غالبًا وتظل مرجعًا دائمًا يشهد عليهم، وعلى المدير أيضًا أن ينظم استخدام المنصات المختلفة من أجل مؤتمرات حوارية ولقاءات مرئية وصوتية.
الفكرة من كتاب قيادة الفرق الافتراضية
في زمن التقدم التقني والعولمة، وفي عالمٍ باتَ يهدده الوباء، صارت الحاجة ماسة إلى الفرق الافتراضية، وهي فرق يتواصل أعضاؤها عبر الإنترنت على نحو أساسي، وربما يعمل أعضاؤها في مناطق مختلفة ومتباعدة حول العالم، مما يمنح الشركات ثقافات وخبرات متنوعة ومعارف مختلفة عن السوق والعملاء، وقدرة على تقديم الخدمة على مدى أربع وعشرين ساعة، ولكنَّ قادة ومديري تلك الفرق -وإن كانت مبادئ الإدارة واحدة- يواجهون تحديات ومشكلات مختلفة عما يواجهونه مع الفرق العادية؛ تحديات إدارية تتمثل في التنسيق بين أعضاء الفريق، وتحديات فنية تتمثل في معرفة الأدوات التقنية اللازمة.
مؤلف كتاب قيادة الفرق الافتراضية
كلية هارفارد لإدارة الأعمال: هي كلية تابعة لجامعة هارفارد في مدينة بوسطن بولاية ماساتشوستس الأمريكية، وتمنح طلابها الماجستير والدكتوراه، وقد صدر هذا الكتاب ضمن سلسلة “مرشد الجيب” التي توجهها الكلية إلى المديرين لتعينهم على حل المشكلات التي يواجهونها في عملهم بحلول فعالة وسريعة.
للكلية إصدارات أخرى منها:
إدارة الفرق.
عن إدارة الناس.
عن إدارة الذات.
كسب المفاوضات التي تصون العلاقات.
عن التواصل.. الفن الضروري للإقناع.