المحتويات
تنفيذ المشروع
تأكد أن لكل مرحلة فردًا واحدًا مسؤولًا عنها، لأن ازدواج المسؤوليات يؤدي إلى الفوضى، وأنشئ قائمة بالمسؤوليات التي وُزِّعَت ومَن المسؤول عنها والموعد المحدد لبدء وإنهاء المرحلة، وهناك عدة استراتيجيات قد تساعدك على تقدير الوقت، منها تخصيص 4 أيام عمل منتجة للأفراد الأساسيين لكل أسبوع وذلك لوجود عطلات وغياب ودورات تدريب، وأضف وقتًا للإدارة بنسبة 10% إضافية، وضع في اعتبارك أوقات حل المشكلات وعقد الاجتماعات والاتصال والتنسيق بين فريق المشروع.
وعند هذه النقطة تكون وفريقك جاهزين لبدء تنفيذ المشروع، فتأكد من توفير الموارد ووضع خطة اتصال فعالة بين الفريق ومع المساهمين ومع المشرف والعميل، لأن الاتصالات السيئة تعد من أهم مصادر الخلاف، وكذلك يجب إرسال تقارير منتظمة لحالة المشروع للمشرف والعميل، وهذه التقارير تتضمن الأعمال التي تمت والتي لم تتم والمشكلات التي يُتوَقع حدوثها والإجراءات التي اتُّخذِت بشأنها، وحافظ على اجتماعات شخصية مع المشرف وكل فريق العمل، واجتماعات لمراجعة تطور المشروع وحل المشكلات، فهذا يساعد على فهم هؤلاء الناس بصورة مباشرة وإعطاء وتلقي المعلومات على مستوًى شخصي، وكذلك قيادة أعضاء الفريق والاعتراف بمجهودهم وتشجيعهم.
والآن أنت بحاجة إلى السيطرة على المشروع، والسيطرة تعني التعامل مع المشكلات التي تظهر من أجل الالتزام بالجدول الزمني، وذلك عن طريق مراقبة العمل وتحديد وحل القضايا المطروحة ومتابعة مراحل المشروع، والمتابعة تكون برفع تقارير التقدم للعميل والمشرف، ويفضَّل تجنب التقارير الكبيرة، ولكن يمكن استخدام التقارير الصغيرة مع عرض شرح مفصل بين الحين والآخر عن المراجعة الشاملة للمشروع.
الفكرة من كتاب إدارة المشروعات بنجاح
تتعرض كثير من المشروعات في أية منظمة للفشل، وقد يخمن بعض الأشخاص أسباب الفشل ويتناقلون القصة مع توجيه أصابع الاتهام -بقصد أو من دون قصد- نحو مدير المشروع باعتباره الفاشل الأول.
ولأن أي شخص معرض في لحظة ما أن يجد نفسه مديرًا لأحد المشروعات، قدم تريفور يونج منهجًا عمليًّا موجَّهًا إليك بوصفك مدير مشروع، هذا المنهج يتضمن العوامل المتوقعَة وغير المتوقعَة لضمان نجاح المشروع، فيناقش مفهوم النجاح وخطواته الأساسية وطريقة تعريف المشروع والتعامل مع المساهمين وكيفية إدارة المخاطر حتى ينتهي بتنفيذ وختام المشروع.
مؤلف كتاب إدارة المشروعات بنجاح
تريفور يونج: عمل مستشارًا للجمعية الصناعية لمدة تسعة أعوام، وقدم الاستشارة لكثير من المؤسسات حول برامج التطوير الإداري، وله خبرة أكثر من 30 عامًا في مجال قيادة فرق العمل في العديد من المشروعات، من مؤلفاته:
معلومات عن المترجم:
خالد العامري: عمل مترجمًا بدار الفاروق للنشر والتوزيع بالقاهرة، وترجم العديد من الأعمال منها:
كتابة السيرة الذاتية لبيتر ويدل.
كيف تنظم وتدير الاجتماعات لجولي آن أمون.
تحقيق الرضاء الوظيفي لكاي كيبلر.
الموضوع التالي
