المحتويات
مرحلة التعريف.. إعداد ملخص المشروع
الفرق بين البداية والتعريف أن البداية هي عملية جمع معلومات، أما التعريف فهو تحويل تلك المعلومات إلى أكثر من مجرد أمل أو أمنية، إذ يجب وضع حدود حقيقية لماهية المشروع وما يجب أن يحققه، ويشمل ملخص المشروع تلك الحقائق مثل أصل المشروع وسببه وفوائده للعميل والمنظمة وكذلك المعدل الزمني وموعد الانتهاء المتوقع.
أعدَّ مخططًا للمنظمة يشمل أسماء المشتركين بالمشروع ووظائفهم وعناوينهم وكيف يمكن الاتصال بهم، وقائمة مثلها تشمل المساهمين ودرجة أهمية المشروع بالنسبة إليهم وهل هم مع المشروع أم ضده.
والمساهمون هم من لديهم اهتمام مباشر أو غير مباشر بالمشروع، لذلك لا يمكن تجاهل تأثيرهم أو نفوذهم، ولكل منهم توقعاته الخاصة بمشروعك وعليك أن تنفذ توقعاتهم واحتياجاتهم، ومن أهم المساهمين مشرف المشروع لأنه يملك سلطة اتخاذ قرارات تتعلق بالنقود والموارد، لذلك يمثل التعاون معه أهمية كبيرة للاستفادة من هذا الدعم، فحدد معه لقاءً أسبوعيًّا ولو لمدة عشرين دقيقة.
ويختلف تأثير المساهمين طبقًا للفئة التي يندرجون تحتها، فمنهم متخذ القرار الذي يوفر الموارد ويحل المشكلات، ومنهم المؤثر المباشر الذي يمتلك تأثيرًا مباشرًا في المشروع، والمؤثر غير المباشر ذو التأثير غير المباشر لكن لا بد من موافقته على بعض الإجراءات، والفئة الأخيرة من المساهمين هي المراقب، وهو الشخص الذي لا يتأثر بالمشروع مباشرة ولكنه يؤثر في خيارات باقي الفئات.
وتصنيف المساهمين في فئات يساعدك على تحديد وقت لكل منهم حسب درجة تأثيره، ولن تصل إلى تلك الخطوة إلا بجمع مزيد من المعلومات عن المساهمين والتواصل معهم ومقابلتهم.
الفكرة من كتاب إدارة المشروعات بنجاح
تتعرض كثير من المشروعات في أية منظمة للفشل، وقد يخمن بعض الأشخاص أسباب الفشل ويتناقلون القصة مع توجيه أصابع الاتهام -بقصد أو من دون قصد- نحو مدير المشروع باعتباره الفاشل الأول.
ولأن أي شخص معرض في لحظة ما أن يجد نفسه مديرًا لأحد المشروعات، قدم تريفور يونج منهجًا عمليًّا موجَّهًا إليك بوصفك مدير مشروع، هذا المنهج يتضمن العوامل المتوقعَة وغير المتوقعَة لضمان نجاح المشروع، فيناقش مفهوم النجاح وخطواته الأساسية وطريقة تعريف المشروع والتعامل مع المساهمين وكيفية إدارة المخاطر حتى ينتهي بتنفيذ وختام المشروع.
مؤلف كتاب إدارة المشروعات بنجاح
تريفور يونج: عمل مستشارًا للجمعية الصناعية لمدة تسعة أعوام، وقدم الاستشارة لكثير من المؤسسات حول برامج التطوير الإداري، وله خبرة أكثر من 30 عامًا في مجال قيادة فرق العمل في العديد من المشروعات، من مؤلفاته:
معلومات عن المترجم:
خالد العامري: عمل مترجمًا بدار الفاروق للنشر والتوزيع بالقاهرة، وترجم العديد من الأعمال منها:
كتابة السيرة الذاتية لبيتر ويدل.
كيف تنظم وتدير الاجتماعات لجولي آن أمون.
تحقيق الرضاء الوظيفي لكاي كيبلر.
الموضوع التالي
