كيف نتواصل؟

إن أعظم القادة على مدى كل فترات التاريخ كانوا خطباء رائعين، وأصحاب مهارة كبيرة في التواصل الفردي والجماهيري، ويعدُّ التواصل فن الإعلام والقيادة، لذا ينبغي للقائد أو المدير أن يُحسن اختيار وسيلة التواصل وطريقته فيُراعي أن الرسائل المهمة يجب أن تكون سهلة التخزين والاسترجاع، وأن التواصل المباشر أفضل من الرسائل النصية إذا أراد الحصول على مراجعة feedback من الأعضاء، وأن يُراعي حجم الرسالة فإن كانت طويلة أرفقها في ملف منفصل مثلًا.

 الحل: 📚📚📚 مكتبة ضخمة جدا 

من الكتب المبسطة والمضغوطة على هاتفك مع تطبيق أخضر

تطبيق أخضر يوفر لك آلاف ملخصات الكتب العربية والعالمية بطريقة مقروءة ومسموعة في أكثر من ١٦ قسم في كافة مجالات الحياة 

حمله الآن 😎

جوجل بلاي -- أبل ستور

وإن كان الفريق سيتبادل ملفات تحتاج إلى برامج خاصة (كرسومٍ هندسية مثلًا) فينبغي الاتفاق على برامج موحدة والتأكد من توافقها مع أجهزة الأعضاء كلهم، كما يجب أن يُوَضح في المراسلاتِ ما إن كان ردها مستعجَلًا أم لا، ويلاحظ القائد عادات كل عضو في الرد، فالبعض مثلًا يقرأ الرسائل صباحًا لكنه يرد عليها ليلًا، ويتواصل مع كل عضوٍ على نحو يرضيه.

وإن كان يعلم أن إحدى الرسائل ستسبب انفعالًا إيجابيًّا أو سلبيًّا فعليه أن يرسلها بصورة شخصية، ويُفضل استخدام الوسائط المتعددة كالرسائل الصوتية والصور والفيديو للرسائل الرمزية التي تُظهر التقدير مثلًا أو للرسائل المستعجلة أما الرسائل الطويلة والمُفصَلة فيُفضل كتابتها ليسهل الرجوع إليها، ولا يُشترط أن يُرَد على الرسالة بنفس الطريقة أو الوسيلة التي أُرسلت بها بل تُقيَم الحاجة، ويتفق الفريق قبل بدء العمل على أسس التواصل وقواعده سواءٌ التي ذكرناها أم يغيرها بما يناسبه. 

ويجب أن يكون كل أعضاء الفريق على المستوى نفسه من المعرفة والاطلاع من خلال التواصل، مما يجعل توثيق الاجتماعات والتحديثات ونشرها على نحو دوري أسبوعي -مثلًا في مكان يطلع عليه الجميع- أمرًا ضروريًّا، ويجب كذلك أن يستديم التوافق بين أعضاء الفريق بشأن العمليات والنتائج والذي يمكن أن يتمثل في إجابات أسئلة مثل: ما الذي على الفريق إنجازه؟ ومتى؟ وكيف نحقق الهدف؟ وكيف سنتتبع الأداء؟ وكيف سنقيس النتائج؟ يقررها المدير بعد صياغةٍ مشتركة من الجميع، أيضًا لا بدَّ أن يتأكد المدير من حسن متابعة الجميع للخطة، ومن سيرها على ما يرام أو أن يوكل عضوًا بهذه المهمة.

في زمن التقدم التقني والعولمة، وفي عالمٍ باتَ يهدده الوباء، صارت الحاجة ماسة إلى الفرق الافتراضية، وهي فرق يتواصل أعضاؤها عبر الإنترنت على نحو أساسي، وربما يعمل أعضاؤها في مناطق مختلفة ومتباعدة حول العالم، مما يمنح الشركات ثقافات وخبرات متنوعة ومعارف مختلفة عن السوق والعملاء، وقدرة على تقديم الخدمة على مدى أربع وعشرين ساعة، ولكنَّ قادة ومديري تلك الفرق -وإن كانت مبادئ الإدارة واحدة- يواجهون تحديات ومشكلات مختلفة عما يواجهونه مع الفرق العادية؛ تحديات إدارية تتمثل في التنسيق بين أعضاء الفريق، وتحديات فنية تتمثل في معرفة الأدوات التقنية اللازمة.

كلية هارفارد لإدارة الأعمال: هي كلية تابعة لجامعة هارفارد في مدينة بوسطن بولاية ماساتشوستس الأمريكية، وتمنح طلابها الماجستير والدكتوراه، وقد صدر هذا الكتاب ضمن سلسلة “مرشد الجيب” التي توجهها الكلية إلى المديرين لتعينهم على حل المشكلات التي يواجهونها في عملهم بحلول فعالة وسريعة.
للكلية إصدارات أخرى منها:

إدارة الفرق.

عن إدارة الناس. 

عن إدارة الذات. 

كسب المفاوضات التي تصون العلاقات.

عن التواصل.. الفن الضروري للإقناع.