المحتويات
مرحلة تحرير الوثيقة
وبعد الانتهاء من ترتيب الأفكار الأساسية بالوثيقة تأتي مرحلة تحريرها، لاعتماد صيغة نهائية لبنيتها، وذلك بالنسبة إلى محورين المضمون والشكل، فأما محور المضمون فيجب تحقيق أربعة أهداف، أولها: التأكد من عدم الشرود عن الغرض الأساسي، وعدم الانجراف نحو الدوافع الشخصية وإهمال حاجة القرَّاء، ويمكن التأكد بالإجابة عن السؤالين التاليين بنعم: “هل استطعت التعبير عن رسالتي الأساسية بوضوح؟”، والسؤال الثاني: “هل ضمت وثيقتي كامل المعلومات اللازمة التي تمكن القارئ من فهم ما يتعين عليه فعله؟”
وأما الهدف الثاني: تقويم المعلومات المكتوبة من حيث الصحة، والكمال، ودقة التعبير.
والهدف الثالث يتحقق بجعل الغرض الأساسي في صدر الوثيقة، لأنه إذا وُضع بوَسطها أصبح القارئ أكثر عرضة لتجاوزه وعدم الانتباه له، وإن تعسر ذلك فيمكن وضع الغرض الأساسي بأي مكان يمكن أن يكون محل انتباه وكذلك يجب التمهيد له.
وأخيرًا الهدف الرابع: هو الإجابة عن سؤال لماذا للقرَّاء، فبعد ذكر الغرض الأساسي يتم إرفاق سبب أهميته، وتوضيح الأسباب والدواعي له، مثل قول: “إن الخيار A أفضل من الخيار B لأنه يخفض تكاليف التشغيل السنوية بنسبة 30 في المئة”.
وبالنسبة إلى محور شكل الوثيقة فتتجلى أهميته بجعل الوثيقة نابضة بالحياة، مما يعطيها أثرًا في نفس القارئ، ويتم ذلك بمراعاة خمسة أمور، أولها: استخدام المحسنات البصرية التي تساعد القارئ على التقاط الأفكار الأساسية حتى لو بنظرة عابرة، باستعمال العناوين الرئيسة والجانبية، وفقرات لا يزيد طولها على ستة أسطر أو جُمل لا يزيد طولها على عشرين كلمة، وغيرها من الطرق.
وثاني تلك الأمور: استعمال لهجة تناسب الشخص المُخاطَب، بما يجعلنا أقرب له، فإن كان المخاطب شخصًا قريبًا منَّا يمكن استعمال أسلوب غير رسمي معه، أما إن كان زبونًا أو مشرفًا أو مديرًا فإن ذاك الأسلوب لن يكون مناسبًا، وفي كل الأحوال يجب جعل اللغة واضحة موفية للغرض.
أما ثالث الأمور هو جعل الجمل محددة والفقرات مُركزة مع حذف الكلمات غير الضرورية.
ورابع تلك الأمور: استعمال صيغة المعلوم لا المجهول في كتابة الجمل، لأنها أكثر وضوحًا وأقل في عدد الكلمات، وأقل صفة رسمية.
وأخيرًا: مراجعة الوثيقة نحويًّا وإملائيًّا والتأكد من وضع علامات الترقيم بشكل صحيح.
الفكرة من كتاب فن الكتابة التجارية: حلول من الخبراء لتحديات يومية
يحتاج الكثير منَّا في مجال عمله إلى نوع من التواصل المهني، سواء عن طريق المذكرات والتقارير والوثائق ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها من أشكال الكتابة المستخدمة في المنظمات للتواصل سواء داخل المؤسسة أم خارجها، فكيف تنظم تلك الكتابات لتفي حاجة القراء؟ وإن كنت مديرًا أو رجل أعمال كيف تنقل للقائمين على العمل المعلومات بوضوح وسلاسة؟ وكيف تدون أفكارك وترتب المعلومات؟
سيساعدك هذا الكتاب على تولى الأمر، وكتابة وثائق ذات جودة عالية مما يثمر في نتائج العمل، مع التوضيح بأمثلة وحالات من واقع العمل.
مؤلف كتاب فن الكتابة التجارية: حلول من الخبراء لتحديات يومية
مطبوعات كلية هارفارد لإدارة الأعمال: هي سلسلة كتابة الجيب تقدم حلولًا فورية لتحديات شائعة يواجهها المديرون في أعمالهم كل يوم، وكل كتاب منها يتضمن أدوات سهلة الاستخدام واختبارات ذاتية وأمثلة من واقع الحياة تساعد على معرفة مكامن القوة ومواطن الضعف لدى المرء وصقل مهاراته، وسواء كان المرء في مكتبه أم في أحد الاجتماعات أم في الطريق، فإن هذه السلسلة خير ما يستعين به في التصدي لمتطلبات العمل اليومي بمزيد من السرعة والخبرة والفاعلية.
لها مؤلفات عدة، من أشهرها:
تدريب الأفراد.
إدارة الاجتماعات.
إدارة الوقت.
قيادة فريق العمل.
إدارة المشاريع.
معلومات عن المُترجم:
سعيد محمد الأسعد: ترجم العديد من الكُتب مثل: “أسرع من سرعة الضوء”، “من القلب إلى القلب: فن خدمة الآخرين تجربة شخصية في أساليب خدمة المكروبين وقيمتها الإنسانية”، ” النجاح جهد جماعي”.
الموضوع التالي
