بداية المشروع.. إعداد وثيقة العمل

اختيار المشروعات يكون بقرار من الإدارة العليا للبرنامج بناءً على اقتراح أو وثيقة عمل أولية، ويحلل الفريق الأساسي الاحتياجات والتوقعات والموارد المطلوبة للمشروع الذي تتم الموافقة عليه، وتؤدي هذه البيانات إلى إرساء وثيقة أعمال كاملة للمشروع المقترح، وهناك بعض الأسئلة التي تحتاج إلى إجابتها عند إنشاء وثيقة أعمال، مثل: “ما الذي يظن العميل أنه مطلوب؟”، و”هل رُتِّبت القائمة حسب الأولويات بالاتفاق مع العميل؟”، و”هل تستطيع تحويل المعلومات إلى بيانات بالمطلوب؟”، وتأكد أن إلمامك باحتياجات العميل يلزمه بالدخول في الشركة بنية جادة،

 الحل: 📚📚📚 مكتبة ضخمة جدا 

من الكتب المبسطة والمضغوطة على هاتفك مع تطبيق أخضر

تطبيق أخضر يوفر لك آلاف ملخصات الكتب العربية والعالمية بطريقة مقروءة ومسموعة في أكثر من ١٦ قسم في كافة مجالات الحياة 

حمله الآن 😎

جوجل بلاي -- أبل ستور

ويساعدك على إنتاج سلع مصممة خصيصى لتلبية توقعاته، مع التزامك بالقيود الثلاثة لعمل المشروع وهي الجودة والتكلفة والجدول الزمني، وفي الحقيقة، لست وحدك المطالَب بالالتزام، فإن سوء التزام العميل وتصرفه باستقلالية قد يؤدي إلى فشل المشروع، لذلك يجب تحويل علاقتك مع العميل إلى شكل عقد أو مذكرة تفاهم غير رسمية، وتأكد بعد تسليم المنتج للعميل أن تتحقق من أعمال الخدمة والصيانة أو عرِّف العميل من المسؤول عنها بعدك. 

كما يجب تحديد القيود على المشروع، وهذه القيود قد تكون مالية كالتكلفة الرأسمالية وتكلفة الموارد والتنفيذ، وقد تكون نوعية بحيث يجب تحقيق المعايير والمقاييس، وقد تكون القيود متعلقة بضرورة تسليم المنتجات في الوقت المحدد لها، وكذلك الافتراضات غير الصحيحة التي وُضعت في أثناء التخطيط للمشروع، إذا لم تُسجَّل وتُصحَّح فستصبح مشكلة لها مردودها على تقدم المشروع.

ووثيقة العمل لا تُعد مرة واحدة، بل يجب مراجعتها وتحديثها عند كل مرحلة حتى اكتمال المشروع، لذا يستلزم تسجيل المعلومات والبيانات التي تظهر مع تقدم المشروع، وتوضع هذه السجلات على الحاسب ويُربط بينها بشبكة لتسهيل إكمالها من الاستثمارات الأصلية، ويمكن أن يُكلَّف أحد أفراد الفريق بإدارة هذه العملية للحصول على سيطرة جيدة على نصوص جميع الوثائق.

تتعرض كثير من المشروعات في أية منظمة للفشل، وقد يخمن بعض الأشخاص أسباب الفشل ويتناقلون القصة مع توجيه أصابع الاتهام -بقصد أو من دون قصد- نحو مدير المشروع باعتباره الفاشل الأول.

ولأن أي شخص معرض في لحظة ما أن يجد نفسه مديرًا لأحد المشروعات، قدم تريفور يونج منهجًا عمليًّا موجَّهًا إليك بوصفك مدير مشروع، هذا المنهج يتضمن العوامل المتوقعَة وغير المتوقعَة لضمان نجاح المشروع، فيناقش مفهوم النجاح وخطواته الأساسية وطريقة تعريف المشروع والتعامل مع المساهمين وكيفية إدارة المخاطر حتى ينتهي بتنفيذ وختام المشروع. 

تريفور يونج: عمل مستشارًا للجمعية الصناعية لمدة تسعة أعوام، وقدم الاستشارة لكثير من المؤسسات حول برامج التطوير الإداري، وله خبرة أكثر من 30 عامًا في مجال قيادة فرق العمل في العديد من المشروعات، من مؤلفاته:

معلومات عن المترجم:
خالد العامري: عمل مترجمًا بدار الفاروق للنشر والتوزيع بالقاهرة، وترجم العديد من الأعمال منها:

كتابة السيرة الذاتية لبيتر ويدل.
كيف تنظم وتدير الاجتماعات لجولي آن أمون.
تحقيق الرضاء الوظيفي لكاي كيبلر.