المحتويات
الكتابة التجارية بالبريد الإلكتروني
أصبح استخدام رسائل البريد الإلكتروني أمرًا شائعًا وطريقة سائدة للتواصل في الكثير من المؤسسات، لمَا لها من مميزات في السرعة، وقلة التكلفة، وكذلك يبدو أن إرسال رسالة بريد إلكتروني أمر سهل ولكنه يحتاج أيضًا إلى اهتمام مثل المذكرات والتقارير، لأن البعض قد يقع في جزء من المشكلات، وقد يحتاج الآخر إلى طرق تجعل الرسائل أكثر فاعلية، ومن المشكلات الشائعة: تضييع الموظفين أوقاتهم في إرسال رسائل غير مهمة ولا صلة لها بالعمل، وكذلك يستعمل البعض الرسائل الإلكترونية بأمور ليست بمحلها مثل إرسال رسائل عاطفية أو رسائل هزلية غير لائقة بالعمل التجاري، وتوجد أيضًا مشكلة توجه الرسالة الإلكترونية إلى عنوان خطأ غير معني بشأن الرسالة، وكذلك مشكلة أن هذه الرسائل قد تقرأ من البعض بطريقة سريعة فلا ينتبه لكل التفاصيل التي قد تكون هامة، ولتلاشي كل هذه المشكلات يكمن الحل في الالتزام بمبادئ الكتابة التجارية الصحيحة التي تشبه كثيرًا طريقة كتابة الوثائق الورقية، وأول تلك المبادئ تجنب جعل الجملة الابتدائية عامة ومبهمة، وجعلها تتضمن الجملة الرئيسة، وكتابتها بشكل يوفي بالغرض، ويتضمن الأمر المطلوب من المتلقي، وكذلك تكون موجزة، ويستطيع المتلقي حفظها غيبًا بسهولة.
وثاني تلك المبادئ عدم جعل الرسالة الإلكترونية الواحدة تتضمن أكثر من موضوع، وذلك بجعلها تشبه حزمة مترابطة سواء من المعلومات أو الاستفسار وغيرها.
وقدم لنا الكتاب طرقًا للتعامل مع عدَّة مواقف مُحتملة، وأول موقف هو إن كان محتوي رسالتك طويلًا فيمكنك إرسال هذا المحتوي في وثيقة مرفقة وجعل النص الأساسي لإعلام القارئ عن موضوع المرفق باختصار، والموقف الثاني هو قدرتك على التحكم في شكل الرسالة عندما تظهر بشاشة المتلقى، ولكن يمكنك استعمال الحروف الكبيرة للعناوين ولأغراض التوكيد، ولا يجب الإسراف في استعمالها وكتابة كامل الرسالة بها، فهذا يشبه الصوت المرتفع غير المحبذ، وعدم جعل النصوص متلاصقة بترك فراغات بيضاء، والموقف الثالث: لتجنب تعرض شركتك للمساءلة القانونية بتهمة المضايقة والتشهير، لذا يجب معرفة ماهية سياسة الشركة في استعمال البريد، وآخر المواقف هو: معرفة متى لا يستحسن التواصل برسالة إلكترونية،مثل إجراء الرسائل ذات المنفعة الشخصية، أو في المواقف التي قد يساء فيها فهمك، فالأفضل هنا هو إجراء مكالمة هاتفية أو اللقاء الشخصي.
الفكرة من كتاب فن الكتابة التجارية: حلول من الخبراء لتحديات يومية
يحتاج الكثير منَّا في مجال عمله إلى نوع من التواصل المهني، سواء عن طريق المذكرات والتقارير والوثائق ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها من أشكال الكتابة المستخدمة في المنظمات للتواصل سواء داخل المؤسسة أم خارجها، فكيف تنظم تلك الكتابات لتفي حاجة القراء؟ وإن كنت مديرًا أو رجل أعمال كيف تنقل للقائمين على العمل المعلومات بوضوح وسلاسة؟ وكيف تدون أفكارك وترتب المعلومات؟
سيساعدك هذا الكتاب على تولى الأمر، وكتابة وثائق ذات جودة عالية مما يثمر في نتائج العمل، مع التوضيح بأمثلة وحالات من واقع العمل.
مؤلف كتاب فن الكتابة التجارية: حلول من الخبراء لتحديات يومية
مطبوعات كلية هارفارد لإدارة الأعمال: هي سلسلة كتابة الجيب تقدم حلولًا فورية لتحديات شائعة يواجهها المديرون في أعمالهم كل يوم، وكل كتاب منها يتضمن أدوات سهلة الاستخدام واختبارات ذاتية وأمثلة من واقع الحياة تساعد على معرفة مكامن القوة ومواطن الضعف لدى المرء وصقل مهاراته، وسواء كان المرء في مكتبه أم في أحد الاجتماعات أم في الطريق، فإن هذه السلسلة خير ما يستعين به في التصدي لمتطلبات العمل اليومي بمزيد من السرعة والخبرة والفاعلية.
لها مؤلفات عدة، من أشهرها:
تدريب الأفراد.
إدارة الاجتماعات.
إدارة الوقت.
قيادة فريق العمل.
إدارة المشاريع.
معلومات عن المُترجم:
سعيد محمد الأسعد: ترجم العديد من الكُتب مثل: “أسرع من سرعة الضوء”، “من القلب إلى القلب: فن خدمة الآخرين تجربة شخصية في أساليب خدمة المكروبين وقيمتها الإنسانية”، ” النجاح جهد جماعي”.
الموضوع التالي
