كتاب إنهم لا يدرسون إدارة الشركات في الجامعة

كتاب إنهم لا يدرسون إدارة الشركات في الجامعة

لو تخيلنا الوقت أو العمر الذي يقضيه المرء في العمل بأنه رحلة، ولتكن رحلة بالقطار؛ هذه الرحلة لها ست محطات سنستعرض نصائح لكل محطة منهم 

بعد التخرج


أول محطة هي محطة ما قبل الوظيفة وبعد التخرج مباشرة. 

لو أنك في العشرينات، ستجد بأن كل الوظائف تشترط وجود الخبرة للحصول على العمل وأنت لا تمتلكها، فما الذي يجب عليك فعله؟  

حتى تحسّن وضعك في المنافسة ضد الأشخاص الذين يمتلكون الخبرة وتزوّد فرصتك في الحصول على وظيفة 

يجب أن تجعل كل شيء في التقديم؛ بداية من عنوان الرسالة وصولا للسيرة الذاتية يوحي بالنضج والمهنية والكفاءة بحيث أن كل من يقرأهم يقول “رائع جدا لم أرى متقدم يمتلك هذه العقلية الناضجة من قبل”؛ لكي تتمكن من ترك هذا الانطباع عليك أن تركز على أمرين: 

  •  الأرقام أو الاحصائيات 
  • والصياغة

بالطبع أنت ذكرت في السيرة الذاتية مساهمات قمت بها، نشاط مثلا ساهمت به أثناء الكلية متعلق بعملك 

صمم عنوان تلك المساهمة بطريقة تجعل من يقرأها يعرف بأنك تمتلك عقلية ستكون اضافة للشركة 

في الحقيقية الصياغة تقول الكثير عنك

فمثلا لو أنك تدرّبت في مكان معين وكانت مهمتك هي انشاء ملف excel للميزانية 

إذا كتبت المهمة بهذا الشكل: “لقد قمت بانشاء ملف excel -جدول الميزانية- لحساب الشركة الفلانية” 

من سيقرأ العنوان سيراك شخص سلبي، يمكن لأي شخص آخر أن يقوم بالمهمة مكانك. 

 ولكنك لو كتب مثلا أنك “ساعدت بإدارة الشؤون المالية لحساب شركة رعاية صحية بمصاريف شهرية ٢٥٠ ألف جنيه”. 

بطريقة العرض الثانية أنت تدل على أنك شخص جدير بالثقة بشكل كبير وبأنة تمتلك عقلية لحل المشاكل المعقدة. (طريقة العرض ستؤثر بشكل كبير على الحكم عليك)

في مجال العلاقات العامة ما قمنا به يُسمى الحبكة.  طبقها في السيرة الذاتية الخاصة بك؛ ببعض الابتكار والتفكير ستتمكن من جعل خبراتك تترك انطباع قوي. 

ولكن انتبه لأمر مهم، الحبكة لا تعني أبدا الكذب، فأنت يجب أن لا تدّعي فعل أمر لم تقم به. 

أول يوم


لننتقل إذا للمحطة الثانية  

رائع! وأخيرا حصلتَ على عمل 

الآن انتهى رسميا بحثك عن وظيفة، لقد وجدت عرضا مناسبا وقبلته، ومن المفروض أنك ستبدأ عملك الأسبوع القادم.  

عليك أن تقاوم رغبة التساهل والتراخي في البداية  

ارسل رسالة للشخص الذي سيكون مديرك المباشر في العمل؛ عرّفه بنفسك واسأله إذا كان لديه أي مواد خاصة بالعمل يمكنك أن تطالعها خلال هذا الاسبوع إلى أن يبدأ عملك  الحقيقي كي تكون جاهز ليومك الأول. 

الرسالة تلك سيكون لها مفعول السحر بأن تخلق انطباع قوي عن نفسك.

اللقاءات والتحيات

من المتوقع أن يكون يومك الأول في العمل عبارة عن دوامة من اللقاءات باشخاص جدد؛ عليك هنا أن تظهر الحماس والثقة والاحترام والإبتسام بغض النظر عن الأشخاص الذين تقابلهم. 

لا تفعل مثل الأشخاص الذين يبتسمون ويحترمون كبار المدراء فقط! 

من الذكاء أن تكون شخصيتك متسقة طول الوقت، هذا بالإضافة لحقيقة أنك لازلت لا تعرف الأشخاص المؤثرين في الشركة في بداية عملك 

فلن تعرف مثلا الأشخاص الذين يسمع لهم المديرين التنفيذيين وقد ستخسرهم كحلفاء لو أنهم شعروا بفرق في المعاملة.  

أثناء الدوام

لننتقل لنقطة مهمة آخرى متعلقة بأول يوم عمل، راقب متى ينتهي زملاءك في القسم عملهم ويغادرون، وغادر في وقت متوسط بين أول موظف وآخر موظف. 

ينبغي أن لا تكون أول شخص يغادر العمل في يومك الأول والسبب معروف، ايضا لا ينبغي أن تكون آخر شخص يغادر حتى لا ترسخ لمبدأ أنك ستعمل لوقت متأخر، يجب عليك من البداية أن تظهر بأنه لديك حياة أخرى خارج العمل وإلا سيكلفوك بمهام ستأخرك دائما . 

بعد الأسبوع الأول


وصلنا للمحطة الثالثة، بعد مرور الأسبوع الأول في عملك الجديد 

المشهد الإجتماعي في الشركة

إذا كنت ترغب بقضاء وقت ممتع في وظيفتك فيجب أن تقيم صداقات مع زملائك في العمل 

راقب من بينهم من هو قريب من عمرك وتعرّف عليه ولكن ليس بدرجة كبيرة، وزّع وقتك على زملائك بالتساوي وخصوصا في البداية. 

اعرف القليل عن عدد كثير من الناس ولا تعرف الكثير عن عدد قليل من الناس.  

أنت مازلت تجهل التحالفات الموجودة في مكان عملك، فلا يوجد داعي أن تجبر نفسك على الالتزام بتحالف على حساب خسارة فرص أخرى. 

بعد أن تعرف التحالفات، وبفرض أنك تريد الإنضمام لمجموعة منهم، لا تحاول أن تتعرف على كل المجموعة معا بل ركّز على شخص واحد بعينه أقرب شخص منهم لطباعك اعرف اهتماماته وافتح معه حوار بشكل منفصل عن تلك الاهتمامات وهو من سيوصلك لبقية المجموعة.  

التعرّف على رئيسك في العمل

ذلك كان بالنسبة لزملائك في العمل، لننتقل الآن لمديرك . 

من المهم أن لا توصل لمديرك أنك تغرق بشبر ماء. 

لذلك اعتمد على نفسك ولا تذهب إليه عند حدوث مشكلة ما إلا بعد أن تستنفذ كل الخيارات والحلول الممكنة بنفسك.  

ايضا عليك أن توصل له شعور بأنك موظف قادر على انجاز العمل، فلو طلب مثلا المساعدة في انشاء مشروع ما، كن أنت أول من يتطوع لفعل ذلك، ولا تكن هروبي بهذه الطريقة سينظر اليك على أنك موظف يُمكن الاعتماد عليه.  

ذلك سيسهل عليك الأمور كثيرا في المستقبل. 

نقطة مهمة: لا تضع لنفسك معيار في الأداء لن تتمكن من الاستمرار في تطبيقه. 

إن كنت معتاد على إنهاء مهماتك في نصف وقتها المحدد دائما فأنت بذلك تخاطر أن تخيب ظن مديرك بك عندما لا تستطيع فعل ذلك باستمرار في المستقبل. 

بعد مرور عام


المحطة الرابعة تدور حول عامك الأول. 

غالبا أنت سترغب في البداية بترك علامة فارقة في الشركة وتحاول أن تثبت للجميع بأنك تستحق عشرة أضعاف مرتبك. لا تفعل ذلك! 

الأخذ بزمام المبادرة بشكل أكبر من اللازم والقفز مباشرة لتولي قيادة المشروعات يمكن أن يسبب غيرة زملائك أو قد يُشعر مديرك بالإهانة أو الخطر. ستكون بأمان أكثر لو أنك بدأت أصغر وخصوصا في عامك الأول في العمل إلى أن تصبح قادر على التقييم وفهم شخصية الناس في مكان عملك

إضافة لذلك ستحافظ على نفسك. 

أنت غالبا لست مؤهلا للقيادة في تلك اللحظة ولكن بمتطلباتك الكبيرة تلك ستتوقع من نفسك توقعات غير واقعية وذلك قد يؤدي لتحميلك ضغط نفسي كبير وإنهيارك. 

لا تكن كمن لايزال يتعلم السباحة ويطالب نفسه بالفوز بميدالية ذهبية في الأولمبياد.  

تحديد الأهداف وتحقيقها

لا تشعر بالاحباط إن وجدت أن عملك مكتبي وممل ولا يشبه كثيرا العمل الذي وُعِدت به في المقابلة.  

انظر لعملك الممل بأنه فرصة بدلا من أن تندب حظك السيء. وحاول أن تستنبط من وظيفتك الممللة تلك أهداف لها معنى ستتعلمها وتكون إضافة لك على المدى البعيد. 

أي، عوضا عن جلوسك وتذمرك من العائد الضعيف أو التقدير القليل ركّز على استغلال وقتك في العمل وموارد الشركة كي تحقق أهداف متعلقة بمهارات ستفيدك في المستقبل.  

في العشرينات من عمرك، هناك بعض المهارات ستزيد من قيمتك في الوظيفة القادمة، مثل: (التحدث أمام الجمهور – العلاقة مع العملاء – إدارة المشروعات – وضع الميزانيات).

محاربة السلبية

في كثير من الأوقات ستقابل مواقف تشعر فيها بالغضب، ستريد أن تضرب الأرض بقدميك وتصرخ بأن ما يحدث ليس عدلا!

إن كنت لا ترغب بإنهاء مسيرتك المهنية مبكرا عليك أن تبني استراتيجية للقضاء على تلك السلبية قبل أن تقضي عليك. 

من المهم أن تحافظ على توجّه إيجابي وأن تكون واعيا وتتحكم بنفسك.  

فمثلا لو تم تكليفك بمهمة ليست ضمن نطاق وصفك الوظيفي

فقد تكون ردة فعلك سلبية وتشعر بالضيق وتقول لنفسك بأنك لم تعمل لأجل هذه المهمة.

وقد تكون ردة فعلك إيجابية وتحاول إيجاد أي فرصة للنمو والتعلم في تلك الوظيفة على المدى البعيد. 

في كل موقف سنجد إيجابيات وسلبيات، ولكن من الخطير على صحتك أن تركّز على السلبيات. 

في الحقيقة التوجه السلبي لن يضر أحد غيرك فعندما تتوقف عن بذل كل جهدك في العمل لأنك لم تحصل على العلاوة  أو أنك لم تلقَ الاشادة التي تستحقها بعد تعبك فأنت تعاقب نفسك وتدمر أهدافك على المدى البعيد 

حاول أن تستخدم أي موقف مهما كان سلبيا كي يحقق لك مكاسب مهنية على المدى البعيد. 

أين ذهب الوقت؟

آخر نقطة في هذه المحطة هي الوقت.

في أول سنة لك في عالم الشركات لن تكون معتاد على ذلك العالم وستكون فكرتك عنه على أنه يشبه عالم المدرسة.  

ستجد نفسك تنفذ كل مهمة على أنها واجب مدرسي وبعد أن تنجزها ستنتظر الدرجة وإن لم تحققها ستشعر بأنك فشلت. 

هذا غير صحيح فعالم الشركات لا يسير على هذا النحو. لن تتمكن أبدا من إنجاز كل العمل المطلوب منك والعمل لن ينتهي، لذلك عليك أن ترتب المهام المطلوبة منك بحسب أهميتها، ايضا يجب عليك أن تعتاد على قول لا للأمور التي هي خارج مهامك الوظيفية. 

إن لم تقم بإدارة وقتك بشكل استراتيجي فأنت لن تتمكن من تحقيق تطور وظيفي ولن تحقق أهداف وظيفية على المدى البعيد ولن تحقق الاشباع الشخصي وستحرق نفسك ذاتيا. 

بعد ثلاث سنوات


فلننتقل للمرحلة التالية – الترقية – كي تترقى في عملك عليك أن تقوم بأكثر من مجرد اتقان عملك.

هناك ثلاثة عوامل تتحكم بالترقة: 

  • أنت، أي مهاراتك وقدراتك
  • مدى ظهورك في الشركة ورؤية الناس للأمور التي تنجزها
  • فرص الترقي المتاحة في الشركة

العاملان الأولان داخل اطار تحكمك، أما الثالث فتتحكم فيه الأحوال الإقتصادية.

من يعرف ماتقوم به؟

في عالم الشركات لا يتم تقيمك بناءا على عملك، لا! بل بناءا على عملك الذي يعرفه الناس (اصحاب النفوذ والتأثير في الشركة) ويرونه بأعينهم، لذلك يجب عليك أن تنظر لنفسك على أنك رجل دعاية، إن لم تروج لنفسك فلن يفعل ذلك أحد لك.

من الخطر أن تكون منعزل وجالس في مكتبك منهمك في العمل طوال الوقت بدون أن يعلم أحد عن الانجازات التي تقوم بها. يجب أن تعرّف الناس بإنجازاتك.

مشاركة إنجازاتك فن، لأنك لو بدأت بالحديث عنها بشكل صريح فقد تبدو متعجرف ومغرور، أفضل طريقة هي أن تخفي المعلومات خلف عاطفتك، فمثلا تشارك إنجازاتك بطريقة تظهر فيها أنك متحمس بسبب حدوثها، أو أن تقولها عن طريق شكرك للناس الذين ساعدوك أو شجعوك (لا تقل انجازك بصورة صريحة)

طلب علاوة

بعد فترةقد ترى أنك تستحق علاوة أو ترقية، قبل ان تطلب ذلك عليك أن تجهّز أسباب وجيهة لطلبك هذا وطبعا السبب الوجيه ليس أنك تحتاج المال أو أنك غارق في الديون أو أنك ستتزوج العام المقبل، كل تلك الأمور ليست مبرر لطلب العلاوة. 

طلب العلاوة سيكون مقابل عملك، ومبرره قدر القيمة الذي تضيفها للشركة، هذا هو السبب الوجيه الذي يمكنك أن تطلب على أساسه الزيادة في الراتب. 

اعرض قضيتك بشكل يظهر أحقيتك في الحصول على الترقية بعد ان تجهّز قائمة بالاسهامات التي أثرت بشكل إيجابي على العمل وأثناء تجهيزك لتلك القائمة كن قاسيا على نفسك وأنظر للأمر من وجهة نظر الشركة، إن كنت تقوم بعمل أكثر من موظف أذكر ذلك، اعرض قائمة بالمهام الغير تقليدية التي تنجزها أنت، أذكر المواقف التي قمت بها والتي ساهمت بتوفير المال للشركة. 

وأثناء طلبك للترقية أو العلاوة تفادى الشكوى والتصرف بغضب أو بمرارة لأن ذلك سيجعل مديرك في موقف دفاعي ولن تصل لغايتك. 

احذر مما تتمناه

في وقت ما من مسيرتك الوظيفية سيُرفض طلبك للترقية، لا تشعر بالاحباط، فالرفض لا يعني بأن الشركة لا تعترف بإنجازاتك كما ذكرنا قرارات الترقية يؤثر عليها عوامل خارجة عن إرادتك وإرادة مديرك.

عندما تدور الأمور حول الترقية أريد منك الحذر مما تتمناه.  

هناك أشخاص يتم ترقيتهم ولكن يصبح الأمر فوق طاقتهم ويحترقوا نفسيا ويفشلوا أو يتعرضوا للإنهيار الناتج من محاولتهم عدم الفشل.  

استرخي وركز على تعلم ماتحتاجه في موضعك الحالي كي تحضّر نفسك للترقية القادمة. 

تمتع بعدم تحملك لمسؤولية صنع القرار لأنك بمجرد أن تترقى ستتمنى العودة والحصول على الاسترخاء 

بعد خمس سنوات


ووصلنا الآن للمحطة الأخيرة، الآن وقد أصبحت مدير، هناك مهارات يجب أن تمتلكها. 

إدارة فريق العمل

كمدير توقّع أن يعتمد الموظفون عليك في التوجيه بخصوص المهمات المفروضة عليهم. 

 لذلك، هم يحتاجون منك توفير ثلاثة أمور: 

  • أن تدعمهم بالمعلومات التي يحتاجون إليها
  • تتيح لهم التدريب بسهولة
  • تمنحهم مكافآت بشكل منتظم إن حققوا أكثر من المطلوب.

معالجة مشكلات الأداء

من المهم أيضًا، أن تعرف كيفية التعامل مع مشاكل الأداء، المواقف التي لا يحقق فيها الموظف التوقعات المطلوبة منه، لا تتعامل معها باستغلال أصحاب العزم والجهد كي تسد العجز الذي حدث ويصححوا أخطاء أعضاء الفريق الآخرين.  

إخبار الموظفين بأنهم يجب أن يحسّنوا من أدائهم يعتبر أمر محرج لذلك الكثير من المدراء يتحاشوه

  • إما لأنهم يحبون الموظف الذي لديه تقصير في عمله
  • أو أنهم ليس لديهم أدنى فكرة عن كيفية معالجة موقف مثل هذا. 

وذلك يؤذي الموظف ويؤذي المدير ويؤذي العمل ككل. 

  • يؤذك الموظف لانه لا يمكنه قراءة الأفكار، وأنك -كمدير- إن لم تخبره بأخطائه لن يصلحها.  
  • المدير يتأذى لأنه يخزن السخط بداخله
  • ويؤذي الشركة لأن عدم فعالية الموظف ستؤدي لإنهيار العمل نفسه.  

من المهم أن تواجه المواقف الصعبة تلك عندما تحدث مباشرة بوضوح تام، ولكن عليك أن تتحدث عن الانتقادات من واقع دعم إيجابي، فتصيغها بشكل بنّاء. 

مواجهة الاعتراضات

من المهم ايضا أن تكون لديك القدرة على التعامل مع الاعتراضات.  

بعض المهمات قد تكون مملة غير مرحب بها، ينبغي أن لا تتراجع لمجرد أن موظف ما رفض القيام بالمهمة تلك أو اعترض عليها. 

إن أعفيته عن أداء المهمة ذلك سيجعله يستخدم إظهار الضيق والإنزعاج كي يتنصل من أي مسؤولية لا يحبها ولن يمر وقت طويل حتى تراه بدأ بعصيانك عندما تطلب منه مهمات أخرى. 

إن كان لديه تعليق على الموضوع استمع إليه وتفهم موقفه وشجعه على المشاركة معك في الوصول لحل مقبول للموقف بعد أن تفسر له ما تحتاجه الشركة تماما. 

البداية الناجحة

ايضا من المهم  أن تعلم أن أول احتكاك لك مع الموظفين سيظهر لهم أي نوع من المدراء أنت، ويوضّح الكيفية التي سيسير بها العمل.  

يجب أن تتعرف على الموظفين بشكل ودّي وحازم وبنفس الوقت يجب أن توضّح له الحدود والعواقب.  

ذلك سيحميك من الكثير من الفوضى، أصلا الطبيعة البشرية تشير أنه حتى الموظف الجاد سيختبر حدودك كمدير كي يعرف القدر الذي يمكنه إهماله بدون أن يُنزل عليه العقاب  

لذلك بعد أن توضح الحدود والمفروض والمقبول يجب عليك أن لا تتساهل في تلك الأمور وإلا ستصبح بيئة العمل تعمها الفوضى.