كتاب إنهم لا يدرسون إدارة الشركات في الجامعة (المؤلف: آليكسندرا ليفيت)

لو تخيلنا الوقت أو العمر الذي يقضيه المرء في العمل بأنه رحلة، ولتكن رحلة بالقطار؛ هذه الرحلة لها ست محطات سنستعرض نصائح لكل محطة منها. 

بعد التخرج

أول محطة هي محطة ما قبل الوظيفة وبعد التخرج مباشرةً. 

لو أنك في العشرينيات، ستجد بأن كل الوظائف تشترط وجود الخبرة للحصول على العمل وأنت لا تمتلكها، فما الذي يجب عليك فعله؟

حتى تحسّن وضعك في المنافسة ضد الأشخاص الذين يمتلكون الخبرة، وتزوّد فرصتك في الحصول على وظيفة يجب أن تجعل كل شيء في التقديم؛ بدايةً من عنوان الرسالة وصولًا إلى السيرة الذاتية يوحي بالنضج والمهنية والكفاءة بحيث إن كل من يقرأها يقول: "رائع جدًّا، لم أرَ متقدمًا يمتلك هذه العقلية الناضجة من قبل!"؛ لكي تتمكن من ترك هذا الانطباع عليك أن تركز على أمرين: 

•  الأرقام أو الإحصائيات.
• الصياغة. 

بالطبع أنت ذكرت في السيرة الذاتية مساهمات قمت بها، نشاطًا مثلًا ساهمت به في أثناء الكلية متعلقًا بعملك صمم عنوان تلك المساهمة بطريقة تجعل من يقرأها يعرف بأنك تمتلك عقلية ستكون إضافة للشركة. 

في الحقيقة الصياغة تقول الكثير عنك.

فمثلًا لو أنك تدرّبت في مكان معين وكانت مهمتك هي إنشاء ملف excel للميزانية.. إذا كتبت المهمة بهذا الشكل: "لقد قمت بإنشاء ملف excel -جدول الميزانية- لحساب الشركة الفلانية"، من سيقرأ العنوان سيراك شخصًا سلبيًّا، يمكن لأي شخص آخر أن يقوم بالمهمة مكانك. 

 ولكنك لو كتب مثلًا أنك "ساعدت بإدارة الشئون المالية لحساب شركة رعاية صحية بمصاريف شهرية ٢٥٠ ألف جنيه"؛ فطريقة العرض هذه تدل على أنك شخص جدير بالثقة بشكل كبير وبأنك تمتلك عقلية لحل المشكلات المعقدة (طريقة العرض ستؤثر بشكل كبير في الحكم عليك).

في مجال العلاقات العامة ما قمنا به يُسمى الحبكة. طبقها في السيرة الذاتية الخاصة بك ببعض الابتكار والتفكير ستتمكن من جعل خبراتك تترك انطباعًا قويًّا عنك. 

ولكن انتبه لأمر مهم، الحبكة لا تعني أبدًا الكذب؛ فأنت يجب ألا تدّعي فعل أمر لم تقم به. 

أول يوم

لننتقل إذًا للمحطة الثانية.. رائع! وأخيرًا حصلتَ على عمل. 

الآن انتهى رسميًّا بحثك عن وظيفة، لقد وجدت عرضًا مناسبًا وقبلته، ومن المفروض أنك ستبدأ عملك الأسبوع المقبل.

عليك أن تقاوم رغبة التساهل والتراخي في البداية. ارسل رسالة للشخص الذي سيكون مديرك المباشر في العمل؛ عرّفه بنفسك واسأله إذا كان لديه أي مواد خاصة بالعمل يمكنك أن تطالعها خلال هذا الأسبوع إلى أن يبدأ عملك الحقيقي كي تكون جاهزًا ليومك الأول.. الرسالة تلك سيكون لها مفعول السحر بأن تخلق انطباعًا قويًّا عن نفسك.

اللقاءات والتحيات

من المتوقع أن يكون يومك الأول في العمل عبارة عن دوامة من اللقاءات بأشخاص جدد؛ عليك هنا أن تظهر الحماس والثقة والاحترام والابتسام بغض النظر عن الأشخاص الذين تقابلهم. 

لا تفعل مثل الأشخاص الذين يبتسمون ويحترمون كبار المديرين فقط! 

من الذكاء أن تكون شخصيتك متسقة طول الوقت، هذا بالإضافة إلى حقيقة أنك ما زلت لا تعرف الأشخاص المؤثرين في الشركة في بداية عملك؛ فلن تعرف مثلًا الأشخاص الذين يسمع لهم المديرون التنفيذيون وقد ستخسرهم كحلفاء لو أنهم شعروا بفرق في المعاملة.

في أثناء العمل

لننتقل لنقطة مهمة أخرى متعلقة بأول يوم عمل، راقب متى ينتهي زملاؤك في القسم عملهم ويغادرون، وغادر في وقت متوسط بين أول موظف وآخر موظف. 

لا تكن أول شخص يغادر العمل في يومك الأول والسبب معروف، أيضًا ينبغي ألا تكون آخر شخص يغادر حتى لا ترسخ لمبدأ أنك ستعمل لوقت متأخر، يجب عليك من البداية أن تظهر بأن لديك حياة أخرى خارج العمل، وإلا سيكلفونك بمهام ستأخرك دائمًا. 

بعد الأسبوع الأول

وصلنا إلى المحطة الثالثة، بعد مرور الأسبوع الأول في عملك الجديد. 

المشهد الاجتماعي في الشركة

إذا كنت ترغب في قضاء وقت ممتع في وظيفتك؛ فيجب أن تقيم صداقات مع زملائك في العمل. راقب من بينهم من هو قريب من عمرك وتعرّف عليه ولكن ليس بدرجة كبيرة، وزّع وقتك على زملائك بالتساوي وخصوصًا في البداية. اعرف القليل عن عدد كثير من الناس ولا تعرف الكثير عن عدد قليل من الناس.

أنت ما زلت تجهل التحالفات الموجودة في مكان عملك، فلا يوجد داعٍ أن تجبر نفسك على الالتزام بتحالف على حساب خسارة فرص أخرى. 

بعد أن تعرف التحالفات، وبفرض أنك تريد الانضمام لمجموعة منها، لا تحاول أن تتعرف على كل المجموعة معًا، بل ركّز على شخص واحد بعينه أقرب شخص منهم لطباعك، اعرف اهتماماته وافتح معه حوارًا بشكل منفصل عن تلك الاهتمامات وهو من سيوصلك إلى بقية المجموعة.

التعرّف على رئيسك في العمل

ذلك كان بالنسبة لزملائك في العمل، لننتقل الآن لمديرك. من المهم ألا توصل لمديرك أنك تغرق "في شبر ماء". 

لذلك اعتمد على نفسك ولا تذهب إليه عند حدوث مشكلة ما إلا بعد أن تستنفد كل الخيارات والحلول الممكنة بنفسك.

أيضًا عليك أن توصل له شعورًا بأنك موظف قادر على إنجاز العمل، فلو طلب مثلًا المساعدة في إنشاء مشروع ما، كن أنت أول من يتطوع لفعل ذلك، ولا تكن هروبيًّا، بهذه الطريقة سينظر إليك على أنك موظف يُمكن الاعتماد عليه؛ ذلك سيسهل عليك الأمور كثيرًا في المستقبل. 

نقطة مهمة: لا تضع لنفسك معيارًا في الأداء لن تتمكن من الاستمرار في تطبيقه. إن كنت معتادًا على إنهاء مهماتك في نصف وقتها المحدد دائمًا؛ فأنت بذلك تخاطر أن تخيب ظن مديرك بك عندما لا تستطيع فعل ذلك باستمرار في المستقبل. 

بعد مرور عام

المحطة الرابعة تدور عن عامك الأول. 

غالبًا أنت سترغب في البداية بترك علامة فارقة في الشركة وتحاول أن تثبت للجميع بأنك تستحق عشرة أضعاف مرتبك. لا تفعل ذلك! 

الأخذ بزمام المبادرة بشكل أكبر من اللازم والقفز مباشرة لتولي قيادة المشروعات يمكن أن يسبب غيرة زملائك أو قد يُشعر مديرك بالإهانة أو الخطر. ستكون بأمان أكثر لو أنك بدأت أصغر وخصوصًا في عامك الأول في العمل إلى أن تصبح قادرًا على التقييم، وفهم شخصية الناس في مكان عملك؛ إضافة إلى ذلك ستحافظ على نفسك. 

أنت غالبًا لست مؤهلًا للقيادة في تلك اللحظة، ولكن بمتطلباتك الكبيرة تلك ستتوقع من نفسك توقعات غير واقعية، وذلك قد يؤدي لتحميلك ضغطًا نفسيًّا كبيرًا. 

لا تكن كمن لا يزال يتعلم السباحة، ويطالب نفسه بالفوز بميدالية ذهبية في الأولمبياد.

تحديد الأهداف وتحقيقها

لا تشعر بالإحباط إن وجدت أن عملك مكتبي وممل، ولا يشبه كثيرًا العمل الذي وُعِدت به في المقابلة.

انظر لعملك الممل بأنه فرصة بدلًا من أن تندب حظك السيئ. وحاول أن تستنبط من وظيفتك المملة تلك أهدافًا لها معنى ستتعلمها، وتكون إضافة لك على المدى البعيد. أي، عوضًا عن جلوسك وتذمرك من العائد الضعيف أو التقدير القليل ركّز على استغلال وقتك في العمل وموارد الشركة كي تحقق أهدافًا متعلقة بمهارات ستفيدك في المستقبل.

في العشرينيات من عمرك، هناك بعض المهارات ستزيد من قيمتك في الوظيفة المقبلة، مثل: (التحدث أمام الجمهور – كيفية التعامل مع العملاء – إدارة المشروعات – وضع الميزانيات) وغيرها.

محاربة السلبية

في كثير من الأوقات ستقابل مواقف تشعر فيها بالغضب، ستريد أن تضرب الأرض بقدميك وتصرخ بأن ما يحدث ليس عدلًا! إن كنت لا ترغب في إنهاء مسيرتك المهنية مبكرًا عليك أن تبني استراتيجية للقضاء على تلك السلبية قبل أن تقضي عليك. من المهم أن تحافظ على توجّه إيجابي، وأن تكون واعيًا وتتحكم بنفسك.

فمثلًا لو تم تكليفك بمهمة ليست ضمن نطاق وصفك الوظيفي؛ فقد تكون ردة فعلك سلبية وتشعر بالضيق وتقول لنفسك إنك لم تعمل لأجل هذه المهمة! وقد تكون ردة فعلك إيجابية وتحاول إيجاد أي فرصة للنمو والتعلم في تلك الوظيفة على المدى البعيد. 

في كل موقف سنجد إيجابيات وسلبيات، ولكن من الخطير على صحتك أن تركّز على السلبيات. 

في الحقيقة التوجه السلبي لن يضر أحدًا غيرك، فعندما تتوقف عن بذل كل جهدك في العمل لأنك لم تحصل على العلاوة أو أنك لم تلقَ الإشادة التي تستحقها بعد تعبك؛ فأنت تعاقب نفسك وتدمر أهدافك على المدى البعيد، لكن حاول أن تستخدم أي موقف مهما كان سلبيًّا كي يحقق لك مكاسب مهنية في المستقبل. 

أين ذهب الوقت؟

آخر نقطة في هذه المحطة هي الوقت.

في أول سنة لك في عالم الشركات لن تكون معتادًا على ذلك العالم، وستكون فكرتك عنه على أنه يشبه عالم المدرسة. ستجد نفسك تنفذ كل مهمة على أنها واجب مدرسي، وبعد أن تنجزها ستنتظر الدرجة وإن لم تحققها ستشعر بأنك فشلت. 

هذا غير صحيح فعالم الشركات لا يسير على هذا النحو. لن تتمكن أبدًا من إنجاز كل العمل المطلوب منك والعمل لن ينتهي، لذلك عليك أن ترتب المهام المطلوبة منك بحسب أهميتها، أيضًا يجب عليك أن تعتاد على قول "لا" للأمور التي هي خارج مهامك الوظيفية. 

إن لم تقم بإدارة وقتك بشكل استراتيجي فأنت لن تتمكن من تحقيق تطور وظيفي، ولن تحقق أهدافًا وظيفية على المدى البعيد، ولن تحقق الإشباع الشخصي وستحرق نفسك ذاتيًّا. 

بعد ثلاث سنوات

فلننتقل للمرحلة التالية: الترقية.

كي تترقى في عملك عليك أن تقوم بأكثر من مجرد إتقان عملك، هناك ثلاثة عوامل تتحكم بالترقية: 

• أنت، أي مهاراتك وقدراتك. 
• مدى ظهورك في الشركة ورؤية الناس للأمور التي تنجزها. 
• فرص الترقي المتاحة في الشركة. 

العاملان الأولان داخل إطار تحكمك، أما الثالث فتتحكم فيه الأحوال الاقتصادية.

من يعرف ما تقوم به؟

في عالم الشركات لا يتم تقييمك بناءً على عملك، لا! بل بناءً على عملك الذي يعرفه الناس (أصحاب النفوذ والتأثير في الشركة) ويرونه بأعينهم، لذلك يجب عليك أن تنظر لنفسك على أنك رجل دعاية، إن لم تروج لنفسك فلن يفعل ذلك أحد لك.

من الخطر أن تكون منعزلًا وجالسًا في مكتبك منهمكًا في العمل طوال الوقت بدون أن يعلم أحد عن الإنجازات التي تقوم بها. يجب أن تعرّف الناس بإنجازاتك.

مشاركة إنجازاتك فن، لأنك لو بدأت بالحديث عنها بشكل صريح فقد تبدو متعجرفًا ومغرورًا، أفضل طريقة هي أن تخفي المعلومات خلف عاطفتك، فمثلًا تشارك إنجازاتك بطريقة تظهر فيها أنك متحمس بسبب حدوثها، أو أن تقولها عن طريق شكرك للناس الذين ساعدوك أو شجعوك (لا تقل إنجازك بصورة صريحة).

طلب علاوة

بعد فترة قد ترى أنك تستحق علاوة أو ترقية، قبل أن تطلب ذلك عليك أن تجهّز أسبابًا وجيهة لطلبك هذا، وطبعًا السبب الوجيه ليس أنك تحتاج إلى المال أو أنك غارق في الديون أو أنك ستتزوج العام المقبل، كل تلك الأمور ليست مبررًا لطلب العلاوة. 

طلب العلاوة سيكون مقابل عملك، ومبرره قدر القيمة التي تضيفها للشركة، هذا هو السبب الوجيه الذي يمكنك أن تطلب على أساسه الزيادة في الراتب. 

اعرض قضيتك بشكل يظهر أحقيتك في الحصول على الترقية بعد أن تجهّز قائمة بالإسهامات التي أثرت بشكل إيجابي في العمل، وفي أثناء تجهيزك لتلك القائمة كن قاسيًا على نفسك، وانظر للأمر من وجهة نظر الشركة، إن كنت تقوم بعمل أكثر من موظف اذكر ذلك، اعرض قائمة بالمهام غير التقليدية التي تنجزها أنت، اذكر المواقف التي قمت بها، والتي ساهمت بتوفير المال للشركة. 

وفي أثناء طلبك للترقية أو العلاوة تفادى الشكوى والتصرف بغضب أو بمرارة لأن ذلك سيجعل مديرك في موقف دفاعي، ولن تصل إلى غايتك. 

احذر مما تتمناه

في وقت ما من مسيرتك الوظيفية سيُرفض طلبك للترقية، لا تشعر بالإحباط، فالرفض لا يعني بأن الشركة لا تعترف بإنجازاتك، كما ذكرنا قرارات الترقية يؤثر فيها عوامل خارجة عن إرادتك وإرادة مديرك.

عندما تدور الأمور عن الترقية أريد منك الحذر مما تتمناه.

هناك أشخاص يتم ترقيتهم، ولكن يصبح الأمر فوق طاقتهم ويحترقون نفسيًّا ويفشلون أو يتعرضون للانهيار الناتج من محاولتهم عدم الفشل.

استرخِ وركز على تعلم ما تحتاج إليه في موضعك الحالي كي تحضّر نفسك للترقية المقبلة. 

تمتع بعدم تحملك لمسئولية صنع القرار لأنك بمجرد أن تترقى ستتمنى العودة والحصول على الاسترخاء. 

بعد خمس سنوات

ووصلنا الآن إلى المحطة الأخيرة، الآن وقد أصبحت مديرًا، هناك مهارات يجب أن تمتلكها. 

إدارة فريق العمل

كمدير توقّع أن يعتمد الموظفون عليك في التوجيه بخصوص المهمات المفروضة عليهم. 

 لذلك، هم يحتاجون منك إلى توفير ثلاثة أمور: 

• أن تدعمهم بالمعلومات التي يحتاجون إليها. 
• تتيح لهم التدريب بسهولة. 
• تمنحهم مكافآت بشكل منتظم إن حققوا أكثر من المطلوب. 

معالجة مشكلات الأداء

من المهم أيضًا، أن تعرف كيفية التعامل مع مشكلات الأداء، المواقف التي لا يحقق فيها الموظف التوقعات المطلوبة منه، لا تتعامل معها باستغلال أصحاب العزم والجهد كي تسد العجز الذي حدث وأن يصححوا أخطاء أعضاء الفريق الآخرين.

إخبار الموظفين بأنهم يجب أن يحسّنوا من أدائهم يعد أمرًا محرجًا يتحاشاه الكثير من المديرين.

• إما لأنهم يحبون الموظف الذي لديه تقصير في عمله.
• أو أنهم ليس لديهم أدنى فكرة عن كيفية معالجة موقف مثل هذا. 

وذلك يؤذي الموظف ويؤذي المدير ويؤذي العمل ككل. 

• يؤذيك الموظف لأنه لا يمكنه قراءة الأفكار، وأنك -كمدير- إن لم تخبره بأخطائه لن يصلحها.
• المدير يتأذى لأنه يخزن السخط بداخله.
• ويؤذي الشركة لأن عدم فعالية الموظف ستؤدي لانهيار العمل نفسه.

من المهم أن تواجه المواقف الصعبة تلك عندما تحدث مباشرة بوضوح تام، ولكن عليك أن تتحدث عن الانتقادات من واقع دعم إيجابي، فتصيغها بشكل بنّاء. 

مواجهة الاعتراضات

من المهم أيضًا أن تكون لديك القدرة على التعامل مع الاعتراضات.

بعض المهمات قد تكون مملة غير مرحب بها، ينبغي ألا تتراجع لمجرد أن موظفًا ما رفض القيام بالمهمة تلك أو اعترض عليها. 

إن أعفيته عن أداء المهمة ذلك سيجعله يستخدم إظهار الضيق والانزعاج كي يتنصل من أي مسؤولية لا يحبها، ولن يمر وقت طويل حتى تراه بدأ بعصيانك عندما تطلب منه مهمات أخرى. 

إن كان لديه تعليق على الموضوع استمع إليه وتفهم موقفه وشجعه على المشاركة معك في الوصول إلى حل مقبول للموقف بعد أن تفسر له ما تحتاج إليه الشركة تمامًا. 

البداية الناجحة

أيضًا من المهم أن تعلم أن أول احتكاك لك مع الموظفين سيظهر لهم أي نوع من المديرين أنت، ويوضّح الكيفية التي سيسير بها العمل.

يجب أن تتعرف على الموظفين بشكل ودّي وحازم، وفي الوقت نفسه يجب أن توضّح لهم الحدود والعواقب.

ذلك سيحميك من الكثير من الفوضى، لأن الطبيعة البشرية تشير إلى أن الموظف الجاد سيختبر حدودك كمدير كي يعرف القدر الذي يمكنه إهماله بدون أن يُنزل عليه العقاب.

لذلك بعد أن توضح الحدود والمفروض والمقبول يجب عليك ألا تتساهل في تلك الأمور، وإلا ستصبح بيئة العمل تعمها الفوضى.