ملخص كتاب قواعد الإدارة (المؤلف: ريتشارد تمبلر)

يناقش هذا الكتاب جزءا خاصا جدا من علم الإدارة، وإذا كان للإدارة دستورا فإننا اليوم بصدد الكلام عن الجزء الخاص بمحاذير الإدارة، والأمور التي لا يجب عليك فعلها عندما تصبح مديرا، فما هي المحاذير التسعة الخاصة بالإدارة؟ وكيف نبتعد عنها؟ هذا ما يناقشه الكتاب. 

أولا: لا تعتقد أنك تدير الناس

أول المحاذير التي يجب أن تنتبه لها هي ألا تعتقد أنك تدير الآخرين، فهذا الخطأ يقع فيه كل مدير تقريبا حين يظن أنه يقوم بإدارة الآخرين، والحقيقة أنه يدير العمليات التي يقوم بها الآخرين، فالمدير الجيد هو الذي يركز على مهام الإدارة الحقيقية كوضع الاستراتيجيات وتنفيذها والتأكد من وجود المصادر المهمة للقيام بالعمل بالشكل المناسب.

ومن مهام المدير الجيد كذلك الحرص على خلق روح الفريق ونقلها بين جميع الموظفين عن طريق التحفيز والقيادة والتشجيع، وكذلك مشاركة الفريق وجدانيا عن طريق التركيز على ما يقومون به ومساندتهم وإشعارهم أن هذا أمر مؤثر وفارق ويسهم في خدمة المجتمع أيا كان ما يقومون به.

ثانيا: لا تقبل الشكوى بدون حلول

من الضروري أن تربط قبول الشكاوى باقتراح الحلول، بمعنى أن الموظف حين يشكو لك من مشكلة ما لابد أن تسأله حينها: ما الحل المناسب من وجهة نظرك؟

ويقترح المؤلف طريقة كان يستعملها أحد المديرين الناجحين، وكانت تقتضي أن يعرض الموظف الحل ثم يبدأ المدير في تخمين المشكلة والشكوى التي يعاني منها هذا الموظف، هذه الطريقة تجعل الأمر كاللغز وتضفي جوا من المرح على روح العمل.

ثالثا: لا تترك الاحتكاكات حتى تتفاقم

بعض الأمور تحتاج منك كمدير أن تقوم بدور الأب الحكيم، وهذا الدور لن يؤديه غيرك، مثلا حالات الصمت غير المبررة، أو الشكاوى الغريبة، أو حالات التذمر، أو التلميحات حول ما يكرهه الآخرون، أو المنافسة الشديدة بدون مبرر، أو ظهور الفجوات والحدود بين أعضاء الفريق، أو تجاهل بعض الأفراد للآخرين، كل هذه حالات لابد أن تكون موجودا عند بدايتها، وأن تتخذ إجراءات سريعة وحاسمة قبل أن يتفاقم الوضع وتحدث مشكلة كبيرة تضطر على إثرها أن تستبعد أحد الطرفين. 

رابعا: لا تضيع وقت الاجتماعات

حين تجري اجتماعا لابد أن يكون فعالا، بمعنى أنك تعرف الهدف من الاجتماع مسبقا وتتخذ بعده إجراءات تنفيذية وتوصيات للوصول إلى ذلك الهدف المحدد مسبقا، والاجتماعات بشكل عام تتم لأربعة أسباب:

1. خلق ودمج فريق.
2. إعطاء معلومات.
3. توليد الأفكار واتخاذ قرارات.
4. جمع معلومات واتخاذ قرارات.

وأثناء الاجتماع لابد من وجود آلية لتسجيل وقائع الاجتماع وخط سيره، وكل نقطة تتم مناقشتها يتم تدوينها في مذكرة الاجتماع مع خطة العمل الملائمة لها، وكل نقطة ليس معها خطة عمل فهي نقطة هامشية لا قيمة لها.

من النقاط الهامة في الاجتماعات هو التوقيت، الاجتماع حين يكون في نهاية اليوم يكون قصيرا وفعالا، لأن الجميع يكون متلهفا للخروج من العمل، على عكس إذا كان الاجتماع في بداية اليوم سيميل أكثر الأفراد للاستطراد والخروج عن السياق.

خامسا: لا تتوقف عن التشجيع

يتفاوت الناس في أعمالهم لأسباب عديدة معظمها ليس له علاقة بالعائد المادي الذي يتقاضونه، ومن أهم أسباب التفاني في العمل هي كلمات المدح والتشجيع التي يتلقوها من المسؤول عنهم، وحين لا تتاح الفرصة للموظف أن يرى المدير سعيدا بالعمل الذي يقوم به فسرعان ما يصيبه الفتور والضجر.

وسواء كان المدح على نحو استرجاعي بمعنى أن تمدحهم بعد الانتهاء من العمل، أو بشكل مقدم يحفزهم ويزيد من فرصة إجادة العمل كأن تقول مثلا: أنا على يقين أنكم ستقومون بهذا العمل على أكمل وجه. مما يحفزهم ليكونوا عند حسن ظنك بهم، فالمهم أن تمدحهم وتثني على ما يقومون به.

وكلمات التشجيع لابد أن تكون مناسبة لكل شخص حسب طباعه وصفاته المميزة، فمثلا الشخص الهاديء يحب المديح بشكل شخصي، والشخص الانبساطي يحب المديح على الملأ، فحين تعاملهم بنفس الأسلوب سيكون التأثير مختلفا، لذا من المهم أن تفهم احتياجات وطبيعة كل فرد وبالتالي تعامله على أساسها.

وكذلك التشجيع لابد أن يكون مناسبا حسب إمكانات كل فرد، فالناس ليسوا جميعا بنفس الذكاء ولا العزم ولا الطموح ولا عندهم نفس درجة الدافع الذي عندك، وبالتالي فإنتاج كل شخص يكون على حسب قدراته وبالتالي كلمات التشجيع المناسبة له تختلف عن غيره.

سادسا: لا تنسب النجاح لنفسك

من طبيعة الإنسان أنه متحيز دائما لنفسه، يحاول أن ينسب كل نجاح إلى مجهوده الخاص، ولكن الحقيقة أن كل نجاح يحدث في العمل يشارك فيه جميع أفراد الفريق بلا استثناء، والاعتراف بهذا يحتاج إلى ثقة بالنفس وجرأة وشجاعة عالية، لأنك حينها تنكر ذاتك وتعترف بالفريق ككل.

ومن الطرق المهمة أيضا ليكتسب فريقك الثقة بذاته أن تحتفل معهم بالإنجازات الصغيرة، ابحث عن أي فرصة للاحتفال بالانتصارات مهما كانت صغيرة، فتش عن أي مبرر تكافيء به جميع العاملين معك، بل حتى من الممكن أن تكافيء فريقك على الأخطاء وعدم الإتقان والفشل بشرط أن يكون الجميع قد بذل كل ما في وسعه ثم خرجت الأمور عن السيطرة بدون سبب واضح وحدثت المشكلة، حين تكافيء فريقك على المجهود المبذول بغض النظر عن النتائج فأنت تكسب ولائهم وتحفزهم للإنجاز.

سابعا: لا تكن ديناصورا

لا تكن ديناصورا وهذا الجزء ينقسم إلى ثلاثة محاور:

تحدي تقديس الناجح السابق:

احذر أن تقدس كل الطرق والوسائل التي نجحت معك بالتجربة قبل ذلك، حتى وإن كان الناس جميعا يفعلون ذلك إلا أنك كمدير لابد أن تكون مختلفا، حاول أن تنسى الاستراتيجيات الناجحة وتجرب أخرى جديدة.

تحدي الثبات:

كونك المدير يضع على عاتقك عبء أن تكون أنت المجدد والمحفز والملهم والقائد الذي يحدد الاتجاهات ويسلك طرقا جديدة، وهذا يضطرك إلى أن تخصص وقتا للتفكير في مواكبة التغيرات التي تحدث من حولك حتى لا تخسر فريقك ولا تخسر منتجك.

تحدي المبادرة:

كونك المدير يحتم عليك أن تكون مبادرا، أن تخطط للأمور المستقبلية، فالمدير الناجح لا ينتظر حدوث تحدي جديد حتى يفكر في الحلول بل يخلق هو التحديات ويستعد لها، فمثلا فكر كيف يمكنك زيادة مبيعات شركتك؟ كيف تدفع الفريق للعمل بكفاءة عالية؟ كيف تتجاوز مشكلات إهدار الوقت؟

ثامنا: لا تعترف بالحظ

كل إنسان يحالفع الحظ من حين لآخر، وعندما يحالفك الحظ فتمسك به واستغل الموقف واكسب منه ثم التزم الصمت بعد ذلك، ليس من المهم أن تقول للجميع أن الأمر حدث معك بالصدفة، لأن هذا من التواضع الزائف.

النجاح المعتمد على الحظ هو تواضع زائف، لأنه لا يوجد من ينجح بالحظ، أنت ناجح بسبب شهور من التخطيط المحكم وسنوات من البحث وعقود من الخبرة، وما نسميه حظا ليس حظا وإنما هو لحظات من الفرص العشوائية التي يجب عليك استغلالها، وإذا لم تكن واعيا بعملك من الأساس ولم يكن عندك سرعة البديهة حتى تنتهزها لم تكن لتستفيد منها ولم يكن الحظ ليحالفك، فعندما يقف الحظ إلى جوارك احتفظ بهذه المعلومة لنفسك واستمتع بالنجاح.

تاسعا: لا تكن مخيفا

كل مدير عنده سلطة تمكنه من أن يجعل حياة موظفيه جحيما عن طريق الترهيب الدائم واستغلال السلطة للحصول على العمل، ولكن هذه الطريقة ليست جيدة إطلاقا لأن سلوك المدير مع موظفيه ينتقل إلى الموظفين ليكون هو نفس سلوكهم مع العملاء، فلو كان المدير متعاونا وعطوفا سيكون موظفيه كذلك وبالتالي ستكون بيئة العمل أفضل.

لا تكن مخيفا ولا تستخدم أسلوب الترهيب، ويمكنك أن تفعل ذلك بأمرين:

أولا: أن تنمي ثقة الفريق بك عن طريق الدفاع عن الفريق إذا تعرض له أحد بالنقد مثلا أو عن طريق إظهاره بشكل أفضل في أي موقف أمام أي فريق آخر.

ثانيا: أن تكون تصرفاتك متوقعة وليست عفوية فالمكافآت والعقاب كلاهما يحدث بصورة متوقعة، وبالتالي حين تحدث مشكلة سوف يتوقع الفريق حصول عقاب وسوف يتقبلون وقوعه، وهذا يظهرك قويا وحازما بدلا من أن يظهرك عنيفا ومخيفا.