المرحلة الأولى
إياك أن تعقد اجتماعًا دون جدول أعمال مكتوب يحدد تاريخ عقد الاجتماع، وساعة بدئه وانتهائه، ومكان عقده ….
المرحلة الثانية
والأهداف المراد تحقيقها من ورائه، والنقاط المراد مناقشتها، والشخصيات المدعوة، والأعمال المبدئية التي تناط بالمشاركين في الاجتماع.
المرحلة الثالثة
استغل الاجتماع الأولي لمناقشة ما تتوقعه من الأعضاء وما يتوقعونه منك. واعقدوا اتفاقية مشتركة حول الأداء.
المرحلة الرابعة
التزم بجدول الأعمال، واحرص على الحد من التطرق إلى أحاديث اجتماعية ودردشة إلى أقصى حد ممكن.
المرحلة الخامسة
أصغ إلى الحضور، وأثر في المشاركين في الاجتماع كي يحذوا حذوك. وعندما يطرح أحدهم فكرة مهمة، احرص على التعليق عليها ولا تتجاهلها.
المرحلة السادسة
احرص على فض الاشتباكات، ولا تسمح للأمور الشخصية بالتدخل في مجريات الأحداث.
المرحلة السابعة
تابع التلميحات غير الملفوظة للحضور بحثًا عن أمارات الارتباك، أو الملل، أو الشرود.
المرحلة الثامنة
لا تسمح باتخاذ قرارات دون اختبار صحة الفرضيات الداعمة لها أو قبل الإجابة عن السؤال التالي: “كيف يمكن أن تفشل خطتنا؟”.
المرحلة التاسعة
عندما ينفض الاجتماع، قم بإيجاز الإنجازات وأعد التأكيد على الالتزامات بالمتابعة.
الموضوع التالي
